Savoir gérer les commentaires dans des présentations

Lors de la rédaction d’un rapport pour un comité de direction, pour votre directeur ou tout simplement pour votre manager, il vous faut rédiger des commentaires. Les commentaires sont le liant des chiffres et permettent de mettre en relief vos chiffres et les messages clés.

Les commentaires visent principalement à expliquer les variations passées de l’activité mais peuvent aussi suggérer des actions à prendre.  Voici plusieurs conseils sur leur intégration dans une feuille Excel ou un document PowerPoint.

Synthétisez, triez et organisez les commentaires

D’accord, il s’est passé de nombreuses choses : ce n’est cependant pas une raison pour inonder le destinataire du rapport de toutes les actions petites et grandes qui vous viennent à l’esprit.

Beaucoup pensent qu’il vaut mieux mettre beaucoup de notes sur les rapports : au contraire, soyez précis et succint, c’est la première chose à faire. Il vaut mieux limiter vos commentaires et être pertinents plutôt que de noyer le lecteur (et donc souvent le décisionnaire) sous un flot de détails inutiles à la prise de décision.

Si vous ne voyez toujours pas comment faire concrètement, faites comme ceci :

  • Une fois le rapport réalisé, prenez un stylo et un papier.
  • Notez tous les événements qui se sont produits et qui ont été portés à votre connaissance.
  • Faites le tour des départements pouvant vous apporter une explication complémentaire (et parfois décisive) sur les variations constatées. Vous ne maîtrisez rarement qu’une partie de l’information et une fois un rapport produit il faut le « nourrir » d’informations en provenant de ceux qui ont fait évoluer les chiffres.

Je recommande pour la suite la mise à jour et la tenue d’un fichier déposé sur un serveur commun reprenant l’ensemble des actions et le moment où elles se sont produites.

Cela peut ne pas être évident à mettre en place mais si vous parvenez à le mettre régulièrement à jour avec la collaboration de quelques membres de différents services, cela peut vous faire gagner du temps par la suite.

Une fois les informations recueillies, faites un tri et ne sélectionnez que celles méritant de figurer en tant que commentaire. Vous ferez rapidement le tri une fois toutes les actions couchées par écrit.

Les principales idées doivent non pas répéter les chiffres présents dans votre tableau mais les compléter : inutile donc de  remettre les chiffres que l’on peut voir dans le tableau ou sur le graphique à côté. Ces commentaires doivent expliquer et impulser une nouvelle direction.

Ils ont aussi pour fonction de rassurer les décisionnaires ou de les alerter sur les décisions prises : autant être direct et limiter le nombre de mots pour un style plus percutant.

La mise en forme des commentaires : tout un art !

Selon le support choisi, les commentaires ne seront pas rédigés de la même manière.

Les commentaires sur un graphique

Sous powerpoint, pensez à utiliser les « bulles de BD ». Il suffit d’aller dans le menu « insertion » pour trouver ces bulles. Elles sont très pratiques quand elles sont utilisées sur un graphique. Idem pour les formats excel. Ce format est très utile pour un rapport récurrent.

Cela permet d’avoir un document donnant un rendu plus « interactif » et moderne.

Vous pouvez toujours insérer en complément un bandeau dans le bas de votre slide avec maximum 3 « bullet point ».

Les commentaires sur un tableau

Prévoyez une colonne supplémentaire pour ajouter vos commentaires. Par pitié, évitez si possible les commentaires dans les cellules (mais si vous savez, les options masquées : cela est particulièrement détestable et ne ressort pas à l’impression. En plus ce n’est pas très joli ! ).

Les commentaires doivent faire partie intégrante de votre tableau de bord et non pas comme on le voit souvent être mis en annexe ou plus ou moins maladroitement introduits.

Les commentaires se doivent donc d’être percutants, expliquer les variations et non paraphrase les chiffres et doivent s’inscrire pleinement dans le rapport et non être cachés.

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