6 points clés pour réussir la mise en place d’un outil de business intelligence

Selon une étude réalisée en 2008 par « l’intelligent Entreprise Survey », sur 365 entreprises utilisant des solutions de business intelligence, 19% des personnes interrogées considèrent leur outil de business intelligence comme un véritable succès et 2% comme un véritable échec.

La facilité d’utilisation

L’outil doit être rapide, la facilité pour se loguer à l’interface doit être réelle et l’interface doit être intuitive.

Mais attention, l’outil ne fait pas tout : préférez envoyer souvent envoyer des emails avec les différents rapports en pièce jointe et quelques commentaires plutôt que d’afficher des dashboards inaccessibles car nécessitant de cliquer sur 3 ou 4 liens sur un portail à l’URL obscur: personne ne prendra la peine de les regarder quotidiennement.

Démontrer un ROI

C’est l’un des problèmes sur ce type de projets. Le retour sur investissement d’un outil de business intelligence est difficilement mesurable et son retour dépend fortement de la personne interrogée.

Le calcul doit être fait dans les gains d’opportunité, dans une détection plus rapide des problèmes, par des analyses apportant de la valeur ajoutée à la société.

La qualité des data est essentielle

Les data qui rentrent dans les différentes bases de données doivent être les plus « propres » possible pour non seulement procurer de réels insight mais aussi pour inspirer confiance aux décideurs.

Rien de pire que de ne pas avoir confiance dans les données affichées et de devoir tous les matins vérifier et recroiser toutes les informations avant de pouvoir à l’analyse concrète des résultats.

Des outils d’ETL comme Talend existent et permettent de nettoyer les données en amont.

Des coûts de licence de l’outil de doivent être « abordables »

Avoir la rolls des outils de BI, ok mais attention cependant à ne pas exploser les budgets. Même si l’insight apporté par cette outil de business intelligence est considérable, votre direction au toujours tendance à considérer l’investissement comme massif, d’autant que le gain apporté peut être subjectif comme expliqué précédemment.

Des coûts de formation à surveiller

La prise en main de l’outil doit être la plus rapide et intuitive possible. L’outil de business intelligence sera utilisé par différentes strates au sein de votre organisation : de l’analyste confirmé au débutant en passant par les membres du comité de direction au simple employé responsable de l’activité sur un périmètre restreint.

Tout le monde doit pouvoir trouver facilement le mode d’emploi de l’outil et le temps de formation doit pouvoir être réalisé dans un temps « raisonnable ».

A proscrire donc les solutions non intuitives ou trop complexes à prendre en main pour des débutants.

L’intégration au système actuel d’information de l’entreprise

L’outil de business intelligence doit lors des premiers mois de sa mise en place trouver sa place parmi les outils existants au sein de l’entreprise.

Trouver sa place signifie être complémentaire d’un outil de back office par exemple. Pour cela sa mission doit être claire : les axes principaux sont le reporting et l’analyse.

Il faut dégager les ressources humaines nécessaires et indispensables à son déploiement au sein du département IT de votre entreprise. Autant avoir votre CTO comme allié plutôt que comme opposant au projet. Son implication doit être maximale dès le lancement du projet.

Pour résumer, mettre en place un outil de business intelligence nécessite beaucoup de pragmatisme, de contact et de communication aussi bien pour « vendre » la solution en interne que pour faciliter sa prise en main. L’humain doit être au cœur de la mise en place de la solution de business intelligence.

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