5 conseils pour vos tableaux de bord

Les tableaux de bords sont primordiaux pour piloter une activité au quotidien. Voici 5 conseils pour comprendre la façon d’aborder les tableaux de bord.

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1) les tableaux de bord doivent être actionnables

Vous disposez de tonnes d’informations. Tout l’art d’un bon tableau de bord est de pouvoir donner de l’information qui est actionnable pour vous et vos collaborateurs. La tentation est grande de vouloir tout mesurer. Les ratios peuvent être multipliés à volonté et combinés dans tous les sens mais les plus importants sont ceux qui font sens pour vous. 

Ce n’est pas parce que vos tableaux sembleront compliqués que vous passerez pour quelqu’un de plus intelligent.

Le but d’un tableau de bord est avant tout de vous aider à prendre des décisions. Inutile donc de surcharger vos tableaux de bord avec des indicateurs de mesure qui ne vous servirez à rien. Peu de personnes peuvent se vanter de pouvoir manipuler les chiffres avec aisance et de savoir jongler avec les indicateurs. La meilleure méthode est donc de faire un tri entre ce qui a du sens pour vous et pour votre business et de laisser les autres mesures de côté à ceux qui préfèrent le compliqué au complexe.

Pour être actionnables, il faut que vos tableaux de bord puissent prendre en compte des écarts avec le plan. Dans l’idéal, cela vous permettra de partir du réel et de voir où vous en êtes avec vos prévisions. Inutile de regarder systématiquement en arrière et de biaiser vos analyses avec des effets saisonniers: ces effets sont pris de toute façon dans votre prévisionnel. Vous saurez à tout moment où vous en êtes par rapport aux objectifs, et c’est cela l’essentiel.

N’hésitez pas à abuser de la mise en forme conditionnelle: le code couleur doit guider vos yeux immédiatement vers les principaux écarts. La mise en forme doit être la plus lisible possible pour vous permettre de balayer en quelques secondes les « grandes masses » avant de rentrer dans le détail de votre tableau de bord. De l’actionnable, de l’actionnable et encore de l’actionnable.

2) les tableaux de bord n’expliquent pas tout. Les hommes, parfois.

Ce qu’il y a de beau mais de frustrant avec les tableaux de bord d’activité c’est que les chiffres ne disent pas tout. Une tentation est de croire qu’en multipliant les tableaux de bord, vous pourrez cerner la totalité de l’activité. Vous réussirez à cerner et à comprendre beaucoup de choses mais vous  serez vite limité dans votre analyse. 

Tout bon contrôleur de gestion vous le dira: les chiffres et les tableaux prennent sens quand on les confronte à la réalité opérationnelle. Vous ferez ainsi vivre les résultats.

Un exemple concret tiré de mon expérience. Dans une une société pour laquelle j’ai travaillée -une société de location de voitures, j’avais crée un dashboard permettant de monitorer le différentiel de temps entre le moment où le client retournait son véhicule (date et heure  inscrites sur le contrat) avec le moment où cette fermeture de contrat était rentrée dans le système informatique. Un contrat de retour saisi trop tard permet de « cacher » des véhicules et éviter de les rendre disponibles à d’autres pour d’autres locations (et donc de générer potentiellement plus de chiffre d’affaires pour sa station) et de les remettre en location dès qu’un client se présente au guichet. Le rapport comptait le nombre de contrats « fermés » dans la même journée, après 1 jour, après 2 jours… et cela par station mois après mois.

Des contrats saisis en retard brouillaient donc la lisibilité des informations disponibles dans le système informatique, les outils de prévision et donc le pilotage de l’activité en général pour les managers.

Une fois le dashboard live et les informations disponibles par station, on se rendait compte qu’il existait de réelles différences et que   des dérapages énormes se produisaient depuis quelques mois dans une station en particulier. Après enquête auprès des responsables secteur – qui ignoraient cela-, il se trouvait… que la station était sans manager et qu’un remplaçant n’avait pas toujours pas été trouvé depuis plusieurs mois.

Lorsqu’un nouveau manager fut nommé, le temps moyen diminua en quelques semaines pour se caler au niveau des autres stations de sa typologie. La mise en place de cette mesure a permis d’améliorer l’efficacité opérationnelle du groupe une fois déployée auprès de tous les pays européens. Encore fallait-il avoir l’idée de regarder cela…et cette idée m’était venue en observant et en échangeant avec les opérationnels.

3) les tableaux de bord doivent être suivis.

Posséder et mettre en place des tableaux de bord sans process de suivi en parallèle est inefficace. Vous pouvez avoir tous les tableaux de bord du monde mais si personne ne les regarde, cela ne servira à rien. La solution est de nommer un responsable sur chaque mesure et de contrôler que les tableaux soient régulièrement lus.

Pour être certain que les opérationnels regardent les chiffres, il faut être en position de pouvoir donner l’exemple. C’est en commentant les tableaux de bord au fur et à mesure de leur livraison et en les utilisant au quotidien pour  challenger vos équipes que vous renforcerez leur légitimité. 

A force de vous voir les consulter, cela deviendra un automatisme -parfois douloureux- pour certains.

4) les tableaux de bord doivent évoluer dans le temps.

Les tableaux de bord ne sont pas figés, au contraire, ils doivent être vivants et être revus en permanence pour pouvoir coller au plus près des dernières évolutions de votre activité. Une nouvelle ligne de revenu, un nouveau produit, un agrandissement de votre périmètre d’activité et vos dashboards sont à revoir.

En déployant vos dashboards vous commencerez un process qui ne s’arrêtera pas. La mise en place d’un reporting n’est pas un projet « tunnel » (le genre de projet qui commence et qui évolue en sous-marin) mais doit être quelque chose qui se construit, évolue en fonction des progrès techniques permis grâce à l’informatisation, change de forme en fonction des évolutions des managers… bref, un reporting et des dashboards doivent vivre pour ne pas devenir obsolètes et perdre la confiance des équipes.

En faisant cela, vous augmenterez considérablement le niveau de connaissance de votre activité.

5) C’est en temps de crise que les tableaux de bord prennent leur sens.

Investir dans des dashboards, du reporting… pas très réjouissant a priori. Le retour sur investissement direct d’un projet de mise en place de reporting n’est pas très évident. Un système de reporting vous permettra pourtant de réaliser de sacrées économies en augmentant la productivité de vos équipes et en rattrapant à temps les erreurs et autres dérapages.

Là où vous mettiez 3 jours à vous rendre compte d’un problème, il vous faudra maintenant peut-être plus qu’une journée -notamment si les chiffres arrivent directement dans votre boîte mail chaque matin. Vous économiserez 2 jours sur le dérapage d’un indicateur. Vos équipes n’auront plus en outre à passer plusieurs heures par semaine à compiler les chiffres et pourront se consacrer à « creuser » les problèmes plutôt qu’à les découvrir.

Cet investissement est souvent la garantie de vous doter d’outils qui vous permettront de passer à la vitesse supérieure dans votre activité.

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1 thought on “5 conseils pour vos tableaux de bord

  1. Merci de ce rappel sur la mise en place de tableaux de bord dans les TPME.

    Comment bien diriger sans ces outils indispensables qui permettent au dirigeant et à son équipe de prendre des décisions davantage argumentées ?

    Aussi, afin d’améliorer la productivité de l’entreprise, il peut être pertinent de s’appuyer sur une solution ERP performante qui couvre l’ensemble du processus de gestion et dont les saisies quotidiennes viendront alimenter facilement les tableaux de bord.

    Bon pilotage !

    Pascal Roselli,
    Fondateur de http://www.decizyx.fr

    Solution ERP sur mesure pour PME
    Application mobile professionnelle

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