D’un côté les commerciaux sont habitués à faire du reporting de suivi de leurs chiffres, de l’autre les contrôleurs de gestion et les financiers font des tableaux de bord pour monitorer et analyser l’activité. Reporting et tableaux de bords sont deux concepts différents, qui sont très utiles pour piloter l’activité de l’entreprise : ils s’avèrent être complémentaires et permettent de prendre les bonnes décisions.
Le vieux clivage entre les secteurs marketing/commercial et les secteurs finance/gestion se retrouvent dans la manière d’appréhender les outils de pilotage de l’activité : beaucoup de commerciaux voient d’un mauvais oeil leurs collègues travaillent en gestion ou en finance car ces derniers effectuent des reporting en tout genre et demandent des comptes à la direction commerciale. Les tableaux de bord sont souvent considérés comme une perte de temps et un moyen de contrôle, mais détrompez-vous : les reporting peuvent aider les commerciaux dans leur gestion quotidienne à devenir plus efficaces !
Les équipes commerciales sont amenés à remplir des tableaux se suivi pour savoir comment s’est déroulée la semaine de travail et quels sont les objectifs atteints. Ainsi, les commerciaux font un reporting commercial, nécessaire à la direction commerciale, dans lequel ils mettent les dates de leurs rendez-vous chez les clients, le compte rendu des visites, le nombre de contrats signés, les valeurs marchandes des contrats, les délais de commande, les typologies de clients et bien d’autres informations selon les besoins du siège. Le reporting d’un commercial est un outil de suivi individuel qui permet par exemple de faire point le point avec son supérieur pour analyser l’évolution de sa propre gestion de l’activité.
Le tableau de bord doit contenir en revanche les indicateurs liés à l’activité commerciale des équipes. Il doit être compréhensible en quelques secondes et agréable à lire : un bon tableau de bord doit contenir entre 5 et 10 indicateurs clés qui permettent de juger l’activité rapidement. Au delà de 10 indicateurs, la tableau de bord devient trop lourd à gérer et trop confus, et donc perd ce pour quoi il doit être conçu ! Le tableau de bord utilise les données du reporting, c’est une synthèse qui permet de rendre compte de l’activité globale (le reporting est plus individuel). Le tableau de bord permet de faire des comparaisons entre les objectifs et les résultats.
Pensez à le rendre agréable à lire en y ajoutant par exemple des graphiques. Ne chargez pas le tableau de bord avec trop de données, et pensez à mettre en place un système de couleurs pour mettre en évidence les principaux chiffres (par exemple en choisissant la couleur rouge pour les données négatives, le vert pour les croissances à deux chiffres…).
Le tableau de bord peut aussi vous permettre de créer des alertes automatiques, très utiles : si par exemple un indicateur est dans le rouge pendant plus d’un mois ou si vous constatez un écart négatif de plus 20% par rapport aux prévisions, vous pouvez envisager de créer un email automatique à envoyer à vos collaborateurs pour leur signaler le point.
Le tableau de bord peut être revu avec le temps bien évidemment, il ne s’agit pas d’un outil figé dans le temps. Vous pouvez le modifier selon vos besoins en ajoutant ou en retirant certaines données. Si vous mettez en place une offre promotionnelle pendant plusieurs semaines sur une famille de produits, il peut être intéressant d’intégrer l’évolution du CA de cette famille de produits pour analyser régulièrement l’effet de la promotion.
Pensez également à récolter les feedbacks de vos collaborateurs sur la construction du tableau de bord et sur l’utilisation qu’ils en font. Les commerciaux doivent apprendre à travailler avec cet outil de pilotage pour avoir une vision globale de leur travail, et ne pas se limiter à un reporting hebdomadaire ou mensuel. Ils doivent comprendre grâce aux données récoltées, analysées et présentées quels sont leurs points forts et quelles sont leurs lacunes, et en tirer les conclusions.
Pour des postes où le salaire variable est un élément clé de la rétribution, un tableau de bord bien fait reprenant en partie les informations issues du terrain présente dans le reporting est un outil pertinent pour améliorer l’efficacité, et donc augmenter les ventes et motiver les équipes.
Plusieurs logiciels décisionnels comme MyReport (logiciel du groupe Mismo) sont disponibles sur le marché pour réaliser des tableaux de bord professionnels adaptés à vos besoins. Selon une étude réalisée par Mismo auprès de ses utilisateurs, 86% des personnes utilisant le logiciel décisionnel ont reconnu avoir gagné en productivité.