Voici quelques conseils et points à prendre en compte pour bien choisir votre logiciel d’entreprise et vous y constituer une première shortlist de logiciels que vous pourriez utiliser et déployer au sein de votre entreprise.Il s’agit de quelques questions qui vous aideront à formaliser le choix de votre logiciel d’entreprise et à pouvoir rapidement partager un document avec vos stakeholders.
L’idée d’avoir un tel document de prêt avant de rencontrer les commerciaux avant-vente est de bien cerner votre besoin afin de tirer le maximum de ces rencontres et de faire le meilleur choix possible en matière de pro-logiciel.
1) Qui sont les utilisateurs du futur logiciel?
La première question est de connaître les futurs utilisateurs du logiciel. Quelques questions importantes doivent trouver une réponse comme:
Quel sera l’usage qui sera fait du logiciel: s’agit-il d’une utilisation occasionnelle, dans ce cas pas de problème, ou d’un changement profond de la méthode de travail ? Avez-vous intérêt à prévoir un budget formation pour apprendre à manipuler le logiciel? Allez vous devoir utiliser le logiciel pendant la journée? En déplacement (donc sur mobile, petit écran ou tablette) comme c’est le cas de commerciaux itinérants? Ou on contraire s’agit-il de quelque chose de relativement peu impactant sur la structure humaine de l’entreprise?
Combien de personnes utiliseront le logiciel: cela impactera sûrement le choix du logiciel mais aussi le budget à mettre en face du projet. Ne vous cantonnez pas à de simples estimations mais voyez au-delà et pensez à horizon 1 an, 3 ans, … car d’autres départements adjacents peuvent aussi avoir besoin de ce que vous allez mettre en place.
Quelle est leur appétence au changement en d’autres termes, on ne change pas la manière de travailler de personnes ayant 30 ans d’ancienneté dans le même poste que d’un jeune employé de 25 ans dans une start-up, a priori féru de nouvelles technologies. Connaître son audience est important pour la suite et peut déterminer le succès ou non de l’introduction du logiciel d’entreprise.
2) Quels moyens pour déployer votre logiciel professionnel?
Connaître vos moyens financiers au préalable est clé dans le choix d’un logiciel. Multipliez les demandes en interne mais aussi les devis en externe, afin de connaître au maximum les besoins de votre entreprises. Pensez à inclure d’autres frais que l’achat pure de licences: budget formation, budget maintenance, possibilité de recruter en interne un spécialiste, frais de développements externes et ainsi de suite. Autant ne pas rater ces coûts cachés qui peuvent vite faire monter la facture.
Quels sont les moyens humains dont vous disposez pour déployer le logiciel d’entreprise: avez-vous des ressources dédiées en interne, des informaticiens compétents prêts à vous aider? Si oui, est-ce quelque chose de prévu sur leur roadmap ? Le capital humain est une donnée clé quand on souhaite faire l’acquisition d’un logiciel pro.
3) Qui sont les acteurs sur ce marché?
Faites le tour du marché et essayez de voir les différences entre les solutions proposées: hébergement sur vos serveurs ou mise à jour à distance en mode saas? Quelles sont les acteurs en croissance, les anciens logiciels qui ont fait leur preuve mais qui peuvent être chers et dépassés, les petits nouveaux qui arrivent avec de nouvelles fonctionnalités intéressantes et à l’affût de nouvelle opportunités commerciales.
Prenez le temps de télécharger et de lire les documentations utilisateurs. A ce stade ne regardez pas trop les documentations techniques de mise en place ou de maintenance, mais attachez-vous à regarder attentivement ces documents. Les modes d’emploi offrent souvent un autre regard sur les logiciels que les présentations commerciales, destinées à mettre le logiciel sous la plus belle lumière.
Suivant votre besoin, vous pourriez peut être même être surpris et vouloir décider de développer quelques briques logiciel directement en interne, si après avoir fait le tour des solutions existantes, aucune ne vous conviendriez. Cela n’est pas improbable du tout et votre étude de marché aurait le mérite d’avoir fait ressortir cela.
4) Quelle utilisation au quotidien de votre logiciel pro?
Quelle sera l’utilisation de votre logiciel au quotidien: quel sera par exemple le nombre de connexions chaque jour de vos collaborateurs? Pouvez-vous partager des licences afin de réduire les coûts? Quels seront les niveaux de sécurité à mettre en place afin de palier à tout risque ultérieur?
La direction de votre entreprise utilisera-t-elle le logiciel? Y-a-t-il dans ce cas un développement spécifique à mettre en place? L’utilisation sera-t-elle faite majoritairement sur des écrans larges dans le bureau ou au contraire sur du mobile?
Essayez de projeter au maximum les modes de consommation du logiciel pour pouvoir poser les bonnes questions et anticiper les futurs points de blocage. Essayez d’imaginer chaque département en train de prendre en main le logiciel.
5) Mappez les fonctionnalités importantes et parlez-en à la technique
Prenez le temps de faire une liste avec toutes les fonctionnalités que vous souhaiteriez avoir grâce au logiciel. Vous pouvez faire un tri entre les fonctionnalités importantes, essentielles et celles plus secondaires. Cela vous aidera encore une fois à ne rien oublier lors de votre rencontre avec les vendeurs de logiciels. Cette liste peut venir bien après, voir à la fin de votre revue des logiciels professionnels existants sur le marché. Cela vous aura permis de découvrir tout un tas de fonctionnalité intéressantes ou pas et d’avoir gardé un esprit large et ouvert pendant la revue des solutions logicielles proposées sur le marché.
Le logiciel que vous êtes en train de regarder peut-il s’interfacer rapidement et sans problème à l’environnement technique de votre entreprise? Cela vaut le coup de demander un avis extérieur, technique, pour être sûr que de ce côté-là, vous ne perdiez pas de temps avec des interlocuteurs qui proposeraient une solution que votre entreprise ne serait pas à même d’installer et de déployer.
