Comment gérer les emails de reporting et les flux d’information dans une société

Voici une astuce pour gérer vos flux d’information en interne…

excel

Comment vous gérez actuellement vos emails d’information…

Vous devez régulièrement au sein de votre entreprise faire partir des emails de reporting, des emails concernant les dernières évolutions de votre produit, une communication sur l’actualité de votre département ou de les dernières actions marketing et commerciales. Seulement, voilà, le problème est que les employés arrivent et quittent l’entreprise tous les jours ce qui fait que vous devez régulièrement ajouter ou retirer des personnes de vos emails.

Pas évident au quotidien, mettre au courant les bonnes personnes est un vrai casse-tête, avouez que la situation est assez pénible: devoir supprimer en fonction des départs des collaborateurs des destinataires chaque semaine ou chaque mois ou inversement devoir ajouter de nouvelles personnes n’est pas très productif et peut être franchement pénible. Telle ou telle personne n’est pas dans la boucle alors qu’elle devrait l’être, les personnes n’y figurant pas se sentent oubliées et les ego peuvent être froissés.

Dans une société composée d’une dizaine de personnes, la question ne se pose pas. Elle se pose quand la société commence à dépasser les 100 ou 200 employés. Et les flux d’information sont nombreux et de diverses natures:

  • comment envoyer un update sur les performances financières de l’entreprise?
  • à qui envoyer une liste des actions promotionnelles? (qui potentiellement auront un impact sur la logistique, les serveurs…)?
  • qui mettre dans la boucle en cas de problème sur les flux de data ?

La solution pour gérer votre flux d’information…

…est toute simple. Il s’agit de mettre en place – même en version open source – une solution de Distribution List (DL). Un outil de DL permet à tout à chacun de créer une ou plusieurs listes en lui donnant un nom explicite. Par exemple pour un email partant chaque mois et résumant les actions marketing qui ont été mises en place sur le mois passé avec une projection des prochaines actions, cette liste pourrait s’appeler: « DL-marketing-actions-promotionnelles-mensuelles« .

Une fois que votre liste est créée, vous pourrez pour une première version ajouter les emails des destinataires habituels. Chaque nouvel arrivant ou personne souhaitant recevoir cette newsletter pourra de lui même s’inscrire directement à votre liste en se rendant sur une URL dédiée. Selon le niveau de confidentialité et d’ouverture, vous aurez le choix entre une acceptation manuelle ou automatique.

De même, une personne ne souhaitant plus recevoir d’informations pourra se désinscrire d’elle-même de toutes ces newsletters.

Il s’agit de donner le moyen aux consommateurs des informations de s’inscrire plutôt que de laisser l’expéditeur devoir tout gérer.

Quelques solutions de distribution lists existantes

Une petite recherche sur votre moteur de recherche préféré peut vous donner quelques noms de solutions open source. parmi les solutions ressortant vous trouverez Phplist, MailMan, ou GroupServer.

Une autre solution si vous le souhaitez est de développer cette solution de DL en interne. Un développeur en php/mysql pourra développer et gérer un outil assez simplement.

Découvrez notre séléction de produits shopping