Diriger une réunion n’est pas forcément la chose la plus facile, notamment dans les entreprises où les membres aiment parfois se réunir…pour se réunir.Voici quelques conseils pour animer une réunion efficace pour la faire durer maximum 1 heure même si 10 services sont présents (vécu).
Préparez vous!
Le minimum syndical en la matière pour réussir un meeting est de se préparer. Combien de meetings sans réelles préparation. Une préparation à un meeting ne veut pas dire compiler 30 slides powerpoint mais au moins avoir réflechi sur les points suivants:
- avoir cerné la problématique initial (le pourquoi du meeting) pour savoir exactement ce qui est attendu de ce meeting
- savoir comment ce meeting va se passer (définir l’agenda et les règles de fonctionnement)
- quel est le temps imparti à chacun
- quelle sera le format de restitution
Ce travail de préparation vous fera gagner du temps lors du meeting en vous aidant à aller à l’essentiel.
Ciblez bien vos hôtes
Inutile d’inviter tout le monde: choisissez ceux qui sont à même soit de prendre les décisions, soit les représentants nommés par chaque pôle.
Gardez en mémoire que plus le nombre de participants est réduit plus la réunion sera rapide mais son risque de diffusion de l’information au sein de l’entreprise sera très probablement plus restreint. Un bon équilibre est donc à trouver quant au nombre de participants.
Au moment où vous allez prendre envoyer l’invitation, prenez le temps de bien réfléchir à qui vous aller convier à cette réunion. La pire situation serait d’inviter quelqu’un qui finalement n’a pas grand-chose à voir avec le contenu du meeting. Pensez au salaire horaire de chaque personne, additionnez-le et multipliez par le temps du meeting : votre meeting doit avoir plus de valeur que ce coût.
Définissez le mode de fonctionnement
Avoir un agenda clairement établi et clairement communiqué en début de réunion ne suffit pas. Il faut que celui qui soit à l’origine de la réunion (vous) définisse le monde de fonctionnement du meeting. Combien de temps imparti à chacun? Quel est le format de participation? Y-a-t-il un slide que chaque participant doit préparer avant le début de la réunion?
Vous avez la charge de définir le mode de fonctionnement du meeting. Soyez clair et n’hésitez surtout pas à exprimer ces règles de fonctionnement au début du meeting pour qu’elles soient acceptées par tous.
Coupez la parole si nécessaire pour imposer votre rythme
Vous l’avez déjà tous remarqué, mais dans les émissions de télé, où les journalistes doivent interviewer un homme ou une femme politique, les présentateurs n’hésitent pas couper la parole de leur invité.
Lors de l’interview télé, le temps de parole est limité: il faudra rendre l’antenne à un moment donné et pas quinze minutes plus tard du fait d’un invité trop bavard. Le présentateur télé n’hésite pas à interrompre quand cela est nécessaire pour imposer son rythme.
L’exercice d’interview télé présente en réalité de nombreux points communs avec le fonctionnement d’un meeting. C’est à celui qui va présenter le meeting et l’animer qui sera en charge de la distribution du temps de parole et qui devra imposer le tempo.
Quel est l’output de la réunion?
Sur quoi va déboucher votre réunion? Chaque réunion doit aboutir à un point concret et si possible en liaison avec la problématique initiale. Le pire serait de convenir d’une autre réunion car l’objet initial n’aurait pas été traité pendant ce meeting.
L’organisateur d’une réunion doit indiquer clairement quel sera l’ouput, quand et comment cela sera communiqué.
Et vous, quelles sont vos formules pour mener des réunions efficaces?
