Une méthode simple pour gérer sa todo liste…

Il est rare de faire plus transversal comme emploi au sein d’une entreprise qu’un job de contrôleur de gestion ou de business analyst. Ces fonctions sont appelées à travailler généralement avec toutes les fonctions de l’entreprise et souvent tous les niveaux hiérarchiques. 

Telle demande d’analyse émanera du service commercial et nécessitera d’aller investiguer et comprendre les processus commerciaux, telle autre demande issue du service de production nécessitera une connaissance parfaite du mode de production pour comprendre des écarts… et la liste est longue.

Travailler dans le contrôle de gestion ou dans la business analyse requiert une communication à 100% avec l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Le meilleur contrôleur de gestion est non seulement une personne dotée de solides compétences analytiques mais aussi un grand communicant. 

Si dans bien des cas les besoins émanent des directions, le contrôleur de gestion doit pouvoir poser parfois les bonnes questions à ses interlocuteurs quand la vérité des chiffres touche ses limites.  Le contrôleur de gestion doit pouvoir communiquer avec toutes les personnes du directeur général à l’ouvrier si nécessaire.

Les demandes pleuvent régulièrement de différents services et à moins de posséder une équipe suffisamment nombreuses la to do liste peut prendre des allures de catalogue la Redoute: des pages et des pages de choses à faire, de petites analyses à mener à droite à gauche pour répondre aux questions des opérationnels.

L’idée pour gérer le flow de demandes et mieux s’organiser

Seulement voilà, toutes ces petites demandes venant des quatre coins de l’organisation demande une sacrée dose d’organisation pour éviter d’en oublier la moitié. Ces demandes en analyse ponctuelles peuvent representer une part non négligeable du quotidien à côté de process plus lourds et routiniers comme le closing, le reporting ou autre processus d’élaboration du budget.

Toutes ces demandes ad hoc selon l’expression consacrée prennent du temps et sont difficilement valorisables. 

L’idée pour faire le tri et mieux s’organiser est la suivante et finalement est toute simple: plutôt que de flaguer chaque email d’une couleur différente dans votre boite mail ou de prendre des notes de votre to do liste sur un coin de cahier, une feuille volante ou le premier post-it qui passe qui de toute façon se perdra quelque part rapidement, pourquoi ne pas la mettre tout simplement sur Excel?

Le process est très simple.

Chaque matin en arrivant vous ouvrez un classeur excel que vous laisserez ouvert toute la journée et fermerez lorsque votre journée sera finie.

Le fichier sera composée des colonnes suivantes:

  • description résumée de la demande
  • département demandeur
  • destinataire de la demande
  • date d’ajout
  • deadline
  • date de fin (à updater quand le travail est fini)
  • commentaires
  • statut de la tâche (à faire / en cours / finie) avec une mise en forme particulière pour chaque statut
  • priorité (élevée / -)

Ce fichier pourra être mis à jour en permanence en fonction des différentes demandes et des sujets à traiter. Vous avez tout le loisir de l’utiliser comme bon vous semble et si vous managez une équipe d’analystes, vous pouvez toujours ajouter une colonne supplémentaire avec le nom de la personne en charge de la demande.

Chaque analyste de votre équipe devra dans ce cas mettre à jour ce fichier au fur et à mesure. Ce système présente plusieurs intérêts.

Tout d’abord, vous pourrez ne rien oublier. Pas évident en effet de se rappeler de plus de 20 demandes (« c’est urgent, n’est-ce pas? » – « oui, idéalement pour avant-hier »).

Le second intérêt si vous avez une équipe est que vous pourrez tracker en permanence qui fait quoi. Pour inciter les membres de votre équipe à l’utiliser vous pouvez vous en servir pour effectuer vos points réguliers. En vous basant sur ce fichier, vous leur ferez comprendre que vous regardez et valorisez ce travail.

Dernier intérêt enfin et pas des moindres, est de pouvoir surveiller le workload et optimiser votre travail. Vous pourrez répondre précisément au bout de quelques semaines à des questions comme: qui me demande le plus de travail? Sur quel type de demande? A quelle fréquence? En combien de temps sont traitées les demandes?

Vous pourrez en debrifer avec votre supérieur, donner de la visibilité sur votre travail et justifier certains délais compte tenu de votre charge de travail. Vous donnerez le sentiment de travailler en toute transparence et pourrez faire comprendre à vos interlocuteurs que leur demande n’est que la dernière d’une longue liste de points qui ne demandent qu’à être traités.

L’idée n’est pas d’aller jusqu’à utiliser un outil de ticketing classique comme pour le département IT -lourd et pénible, il faudrait que chaque analyste ouvre un ticket pour chaque demande- mais bien de pouvoir gagner du temps et de mieux vous organiser. La maintenance de cet outil, pour l’utiliser, ne prend finalement que très peu de temps (quelques lignes à insérer au fur et à mesure de la journée) et permet de ne rien oublier.

En cas de surcharge de travail chronique, c’est typiquement le genre de document qui vous permettra d’aller négocier des moyens supplémentaires auprès de votre direction.

Cette méthode d’organisation n’est pas compliquée, ne demande pas un investissement colossal dans un quelconque outil coûteux mais requiert simplement un peu de discipline pour sa mise à jour. Au bout d’un moment vous verrez, vous ne pourrez plus vous en passer.

Dernier détail pratiqueExcel permet de travailler de manière collaborative sur un même document à plusieurs en même temps. Cette option n’est pas très connue mais permettra d’éviter le google doc plus pénible.

Et vous, comment organisez-vous le flow de demandes de votre équipe? Quels sont vos outils? Connaissez-vous des outils adéquats pour cela?

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