Lorsque l’on conçoit des tableaux de bord avec des outils comme spotfire, Qlikview ou encore Tableaux Software, la tentation est de vouloir « se faire plaisir » en tant qu’analyste est d’utiliser au maximum les possibilités offertes par ces outils fabuleux pour en mettre un maximum pour les utilisateurs. Mais cela n’est pas souvent une bonne idée.
Un choix infini d’options de présentation… un peu trop?
Les outils de conception de dashboards permettent d’ajouter un nombre incalculable de filtres basés sur les dimensions présentes dans les nombreuses tables qui composent le modèle de données.
Une vue peut facilement être créée en quelques clics de souris, un nouveau filtre peut être installé et votre vue / onglet / feuille va se retrouver rapidement avec une dizaine de filtres.
Filtres sur la géographie, filtres sur les marchands, filtres sur les segments de clients, filtres sur les produits et catégories de produits, filtres sur les nombreux paramètres qui constituent le cœur de l’activité économique de votre activité. La liste est longue, on pourrait continuer comme cela pendant longtemps.
Ces outils permettent aussi de donner libre court à votre imagination quand il s’agit de les mettre en forme: règles pour les dates, filtres avec des trous, vues multiples accessibles en mode « rotation » de vues (1 clic = 1 nouvelle vue), tables, graphiques. Les tableaux de bord peuvent se transformer en jukebox rapidement.
Et le phénomène de surcharge de tableaux de bord en vues et options peut aller très vite d’autant que les outils de conception le permettent très facilement. Sans le moindre effort, l’analyste pourra créer de très nombreuses vues et complexifier les rapports à l’infini.
Quand il s’agit de mettre à disposition des outils permettant d’extraire rapidement des chiffres pour les utilisateurs business, pourquoi pas. L’idée peut sembler très séduisante. Mais dans les faits, cela peut ne pas être le moyen le plus pertinent.
Less is (sometimes) more
Le problème est que les utilisateurs finaux, donc non analystes, non financiers ou non contrôleurs de gestion, peuvent vite se trouver perdus face à tous ces filtres et toutes ces vues, parfois avec des noms déroutants (souvent des termes techniques non traduits correctement dans le langage usuel business quotidien).
Tous les utilisateurs n’ont pas une appétence particulière pour les chiffres ni le temps pour décortiquer tous les rapports.
La solution serait alors de former ces utilisateurs à la prise en main de ces rapports, mais:
- les équipes se renouvellent et donc les formations doivent être continues.
- les vues trop complexes déroutent les utilisateurs et au lieu d’avoir un seul graphique parlant, leur regard et attention se perd dans les micro-vues.
- les documentations ne sont pas tout le temps lues.
- les utilisateurs n’ont pas le temps de jouer avec tous les paramètres pour en faire ressortir les informations pertinentes.
- les dirigeants ne vont jamais ouvrir ces vues, n’ayant pas le temps à leur niveau.
La solution tient donc à la simplification des vues des dashboards.
Moins de filtres, moins de vues. L’idée est de présenter l’information « à plat » dès que cela est possible au lieu de la rendre accessible par des filtres.
Allez à l’essentiel!
Les utilisateurs auront a priori moins de choix, mais se sentiront plus à même de lire et de comprendre les rapports s’ils n’ont pas la sensation de devoir cliquer partout avec d’accéder à une vue et une information pertinente. Il vaut mieux dans ce cas, scinder un rapport en plusieurs vues / onglets et que l’utilisateur puisse naviguer entre les vues sans avoir à filtrer les rapports. L’idée est alors d’en faire un rapport « PowerPoint » avec pour règle : 1 onglet = 1 information = 1 nomenclature explicative.
Les dashboards trop complexes en terme de design sont souvent très pénibles pour les utilisateurs. Les filtres parfois peu pratiques. Et les vues trop « écrasées ». L’information utile se trouve noyée dans ce flot de data.
Quand il s’agit de tableaux de bord, seule l’information pertinente à la prise de décision compte.
Et parfois simplifier vos rapports permet de faire ressortir l’information pertinente.
