5 conseils pour bien choisir un logiciel RH pour PME

Article mise à jour le: 17 octobre 2016

Vous souhaitez choisir un logiciel RH pour votre PME ? Comme toutes les offres sur le marché ne ressemblent pas, voici plusieurs paramètres à prendre en compte lors du comparatif de ces logiciels dédiés aux ressources humaines.

#1 – Conseil logiciel RH : la croissance de votre entreprise

Suivant que l’entreprise a vocation à grossir ou que son effectif tende à rester constant, le choix dans la solution RH pour votre PME n’est pas la même. Si un simple tableur et quelques graphiques peuvent suffire à manager la paie et les congés dans les TPE (moins de 10 salariés), Plus que le nombre d’employés, une entreprise en phase de croissance n’a pas les mêmes besoins qu’une entreprise a taille constante.

La priorité pour une entreprise en pleine croissance et de pouvoir s’adapter le plus vite possible aux évolutions de sa structure. Les process existent mais par définition dans ces sociétés en pleine croissance et dont le nombre d’employés ne cesse d’augmenter, ceux-ci vont être revus fréquemment de façon à gérer au mieux la réalité du quotidien… et le logiciel RH doit pouvoir être le plus flexible possible. Cela veut dire:

  • peu de contrainte technique à la mise en place pour ne pas perdre de temps
  • une offre permettant de débloquer rapidement les fonctionnalités
  • Un coût adapté

Typiquement, pour une société en pleine croissance, les solutions de SIRH (système d’information des ressources humaines) proposées dans le cloud (ou encore en mode Saas – software as a service) vont permettre d’aborder au mieux cette réalité.

#2 – Conseil logiciel RH: L’implantation géographique

Lors de la sélection de votre logiciel RH pour PME, pensez à prendre en compte le plus tôt possible les difficultés liées à l’implantation géographique de votre société. Les contraintes légales sont différentes selon les pays.

Chaque zone géographique n’aura pas les mêmes congés, les mêmes devoirs ni le même code du travail. Si vous optez pour un logiciel en mode Saas, pensez à vérifier que la couverture géographique du logiciel est la même que celle de votre entreprise pour éviter les surprises désagréable et intégrez le plan de développement à l’international (l(ouverture prochaine de nouveaux pays).

#3 – Conseil logiciel RH: La paie et les congés en top priorité

… Si choisir est savoir renoncer, il faudra clairement afficher les priorités.

Les logiciels all-in-one risquent d’afficher des prix prohibitifs et l’usage voudra que seules 20% des fonctionnalités du logiciel seront utilisées dans 90% des cas. S’il devait rester deux grands points sur lesquels vous devez rester vigilants et ne pas baisser votre niveau d’exigence, c’est bien la paie et la gestion des congés.

La gestion des compétences, bien que clé, n’est peut-être pas au même niveau de priorité dans une PME dont le chiffre d’affaires et les effectifs doublent chaque année que dans une multinationale établie depuis longtemps dont le seuil de non-significativité comptable est de 100K€… De même, les modules permettant aux entreprises de faire passer des tests aux candidats directement depuis le logiciel ou de permettre le tri des CV n’est peut-être pas prioritaire dans le choix d’une PME pour son logiciel de RH.

Privilégiez les éditeurs spécialisés dans les sujets les plus importants et les plus critiques pour votre entreprise.

#4 – conseil logiciel RH: Choisir le bon niveau de support

De nombreuses questions se posent dans le cadre du choix d’un logiciel de RH pour une PME. Si la sécurité des données est essentielle dans une grande entreprise ou l’interfaçage des données avec les autres logiciels de l’entreprise, les PME trouveront quant à elles un besoin sûrement plus grand d’un accompagnement et d’un support de tous les instants une fois le logiciel choisi.

En effet, les capacités et les ressources humaines et techniques étant limitées dans les PME, le support, en cas de problème, ne pourra en aucun cas être remonté à la DSI de l’entreprise…celle-ci n’existant généralement pas. Le choix du logiciel doit donc aussi être guidé par la qualité des prestations de support attendue pour ne pas vous retrouver démuni en cas de problème.

Dans le même esprit, pensez à regarder si vous disposez de suffisamment de tutoriels ou d’une solide communauté autour du logiciel RH connectée (un forum par exemple), qui vous permettra rapidement de répondre à une question.

#5 – conseil logiciel RH: ne négligez pas la formation

Au moment du choix de votre logiciel, ne négligez pas sur la formation à donner aux employés qui vont devoir utiliser ce logiciel RH au quotidien.

Si les éditeurs ont fait de gros progrès ces dernières années en améliorant le côté intuitif des interfaces, en ayant grandement amélioré ce que l’on appelle la user experience, il n’en reste que sur des sujets pointus et dont les conséquences peuvent être lourdes pour l’entreprise en cas d’erreur: le budget formation, prise en main et maîtrise de l’outil est un point à prendre en compte dans le budget d’achat et de mise en place de cet instrument qui vous permettra de piloter vos ressources humaines et votre masse salariale.

Si la tentation est à l’économie – et cela peut se comprendre – la mise en place du logiciel RH que vous aurez choisi doit impérativement suivie d’un minimum de formation pour en garantir un bon usage.

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