Comment faire pour que vos reportings soient lus, utilisés… et aimés

Créer un reporting n’est pas une chose aisée mais le faire adopter et le transformer en levier d’action l’est encore moins. Il existe cependant quelques règles de simples qui feront que vos tableaux seront attendus par votre direction.

Soignez le brief

Faire un reporting, c’est bien, mais toucher le point exact, c’est mieux. Ne ratez pas la phase de brief avant tout création de rapport. Participez aux meetings opérationnels le plus possible pour comprendre les préoccupations des managers, ce qu’ils veulent voir et à quelle fréquence.

Cela demande de bien connaître votre activité et les points critiques à analyser compte tenu du contexte présent de votre société et de son management.

Les besoins exprimés rapidement par mail ou au détour d’un café sont dans 80% des cas incomplets : le besoin et l’objectif réel ne sont pas souvent exprimés. Tel manager peut vous demander de produire un rapport sur la quantité produite par personne. Or ce qu’il cherche à mesurer peut être : la productivité mais aussi le temps passé par personne pour réaliser sa tâche ou encore établir un rapport à sa direction montrant que les choses prennent une bonne voie depuis plusieurs semaines.

La mise en forme, le support à utiliser et l’échelle de temps peuvent être très différents suivant ce que l’opérationnel cherche à savoir.

Evitez les envois automatiques de vos rapports

Les envois automatiques, tout le monde les aime : votre boss qui peut les recevoir le week-end, vos collègues qui ne se fatiguent pas à envoyer de nombreux rapports manuellement et vous qui pouvez vous libérer du temps pour les réunions.

L’envoi automatique de rapports est intéressant mais pour que le document soit vraiment efficace, encore faut-il qu’il soit lu. C’est tout là l’enjeu : votre boss, votre direction, vous êtes constamment sollicités par tout un tas de sujets dès votre arrivée le matin (et souvent même avant). Si vous n’avez pas le temps à consacrer à la lecture des tableaux, il se peut que des informations importantes passent à travers les filets.

Le secret réside donc dans une semi-automatisation : le rapport doit être facile à générer pour vous, cela est indéniable le contraire étant bête et improductif, mais l’envoi doit être manuel.

Pourquoi ? Tout simplement parce qu’un power point ou un tableau updatable en 3 clics via du code SAS ou un autre outil de business intelligence doit être accompagné de quelques bullet point avec vos commentaires. S’il y a une personne qui a lu les rapports, c’est bien vous. Aucun tableau ne doit être envoyé sans commentaire. Oubliez donc le « Veuillez trouver en pièce jointe le tableau X. Cordialement,… »

 Soignez la présentation de vos dashboards

Requêter des bases est facile : quelques lignes de SQL tapées sur un serveur directement dans les bases de données mais pour peu qu’il y ait suffisamment d’informations chiffrées, vous pouvez vous noyer sous le flot de détails. Et vous pouvez du même coup vous noyer et rebuter les destinataires du reporting. Un manager a besoin de choisir les bons KPIs, ceux qui vont l’aider à prendre des décisions et à monitorer l’activité.

Prenez le temps donc en amont de faire un tri parmi tout ce que vous pouvez mesurer et mettez-y les formes !

Un bon dashboard et aussi un dashboard agréable à visualiser ; prenez donc votre temps dans le choix des couleurs, des polices. Dans tous les cas, il ne faut pas produire un rapport trop « touffu » ou trop coloré : l’attention doit être portée dans les chiffres et rien d’autre. La sobriété est souvent mille fois mieux.

Mettez le dashboard directement en format imprimable avant tout envoi : cela est très customer oriented et facilitera l’adoption du rapport pour ceux qui impriment tout ce qu’on leur fait parvenir.

Assurez le service après-vente de votre reporting

Le tout n’est pas de produire un dashboard et d’y mettre des commentaires. Cela n’est pas suffisant en l’état.

Les dirigeants sont envahis par les emails, les coups de téléphone en permanence. Il faut que vous n’hésitiez pas à vous lever, à taper à la porte de quelques destinataires du rapport ou lors d’une pause café pour en parler avec eux et repousser vos conclusions. Battez le fer tant qu’il est chaud. Un reporting doit « vivre » et être utilisé. En tant que concepteur et diffuseur, vous avez tout le loisir et le devoir d’orienter vos conclusions envers son destinataire.

En fonction du retour, vous pourrez juger de la pertinence de votre réalisation et de l’importance accordée à l’étude par son destinataire, ce qui vous indiquera si êtes dans la bonne direction, complètement à l’ouest… ou s’il faut juste ne pas renouveler le rapport.

Ce n’est qu’à ce prix que vous pourrez faire vivre vos tableaux de bord au sein d’une organisation.

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