Excel est un excellent outil. Un outil extraordinaire quand on pense même à l’ingéniosité du système: une feuille blanche, des cellules liées entre elles grâce à un système de formules. Il suffit de changer une cellule du tableur pour que le reste de la feuille excel se mette à jour.
L’outil est extraordinaire, conceptuellement, tout simplement génial. Le problème n’est pas l’outil, mais son utilisation: ce qui ne devrait pas être crée sous excel l’est souvent malheureusement: fichiers de 15 méga, fichiers excel avec 30 onglets différents totalement inter-liés et présentant des risques d’erreur à chaque mise à jour du fichier… tout le monde connaît ce genre de fichier dans les entreprises.
C’est principalement le plus grand problème d’un tableur: l’utiliser pour ce qu’il n’est pas et créer des séries de dashboards bourrés de macros, de tableaux croisés dynamiques, d’onglets aux noms obscurs. Il faut dire que l’outil, par sa simplicité et sa puissance est souvent poussé à ses limites.
Le problème se pose quand l’un de votre équipe quitte la société, part en vacances et que vous vous retrouvez seuls à devoir maintenir un tableau énorme et que vous ne savez pas par quel bout le prendre. Vous avez déjà connu cette situation où on vous envoie un fichier et que vous êtes incapable de le comprendre en quelques minutes. Le nom des onglets est obscur, les macros explosent dans tous les sens… bref, ça ne va pas.
1) KISS
Un tableau sous Excel: KISS. Keep It Short and Simple. Un tableau excel ne doit jamais être trop volumineux. Les macros ne doivent pas être trop complexes à moins d’avoir été développées par un informaticien et que le développement ait été proprement documenté au cours de son développement. Il existe des développeurs sur le marché de l’informatique spécialisés dans le développement sous Excel. Ce type de développement, quoique fort sympathique pose un problème conceptuel, à savoir qu’Excel n’est pas un produit open-source ni portable mais ceci est un autre débat. Cela dit, comme tout le monde ou quasiment tout le monde en entreprise utilise un tableur, le déploiement de l’outil en interne est d’autant plus facile et son adoption encore plus rapide pour les équipes opérationnelles.
Dans les autres cas, un tableur doit se limiter dans la taille à quelques méga, principalement pour éviter les problèmes de mise en mémoire (problème de RAM d’un ordinateur) et que le fichier ne mette pas 20 minutes à simplement s’ouvrir. Cette situation se révèle être assez pénible. Un bon café fera l’affaire pendant ce temps là…
2) Les bons outils à utiliser
A chaque problématique un outil adéquat. Vous n’ouvririez pas une boîte de conserve avec un marteau? C’est exactement le principe seulement quand il s’agit d’analyse, tout le monde ne connaît pas les bons outils à utiliser et le plus dur peut-être est de sortir de votre zone de confort pour apprendre à utiliser de nouveaux outils.
Travaillez avec des bases de données.
Passé une certaine volumétrie de données, l’idéal est de tout mettre dans des bases de données. L’information y est proprement rangée et l’ensemble est beaucoup plus maintenable dans le temps. Si vos moyens sont limités, tournez vous vers d’autres produits comme Access.
Les SGBR (systèmes de Gestion des Bases de Données Relationnelles) sont importantes quand il s’agit de traiter rapidement des quantités colossales d’information. Les maîtriser n’est pas si compliqué et constitue un atout pour augmenter non seulement votre productivité (et arrêter de monter des usines à gaz) et pour booster vos compétences sur votre CV (à ne pas négliger non plus, votre employabilité!).
Demandez de l’aide à votre service IT
Non, l’IT n’est pas là seulement pour vous mettre des bâtons dans les roues et vous perdre dans leur jargon technique et opaque pour les non-initiés. L’IT possède d’innombrables outils et langages de programmation pour pouvoir faciliter votre travail et automatiser ce qui peut l’être. Vous devrez pour travailler avec votre département informatique apprendre à formuler clairement votre demande en rédigeant une expression des besoins ou des spécifications très précises car lorsque l’on code, il faut que le programmateur puisse avoir un maximum d’informations pour ne pas laisser de place à des malentendus entre ce que veut réellement le demandeur et celui qui va œuvrer à son exécution.
L’informatique peut vous aider à multiplier vos analyses, à accélérer le rythme et la qualité de votre reporting mais aussi à créer des alertes sur les différents indicateurs de votre activité.
En résumé donc, un tableur est un outil très puissant, extrêmement pratique mais attention à ne pas l’utiliser pour ce qu’il n’est pas et à prendre conscience de ses limites pour ne pas vous retrouver à manipuler des fichiers…hors normes.
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