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9 trucs sur Excel pour vous faciliter la vie et passer plus de temps à la machine à café

Article mise à jour le: 24 août 2019

Comme tout le monde, vous êtes arrivés en entreprise après une formation express au sein de votre école, de votre université sur « la suite Office ». Si vous n’êtes pas un analyste, vous allez vous poser quelques questions de conception ou penser que « Excel c’est quand même compliqué ».

Excel peut être votre pire ennemi ou votre meilleur ami selon que vous connaissiez quelques formules et quelques raccourcis qui peuvent vous faciliter la vie.

Bon, vu que je travaille sur Excel 9 heures par jour, je vais vous donner quelques tips…:)

Comment afficher deux fichiers excel sur deux écrans différents.

Vous avez un double écran et vous vous posez souvent la question : « mais ce serait pratique quand même de pouvoir ouvrir une feuille Excel à droite et une autre à gauche », mais c’est souvent impossible, quand vous essayez de faire cela, le nouveau fichier excel apparaît sur le même écran. Qu’à cela ne tienne, il vous suffit d’ouvrir une nouvelle session d’Excel. Pour cela ouvrez votre premier fichier. Au moment d’ouvrir le deuxième, allez dans démarrez>Microsoft Excel. A ce moment là, vous allez ouvrir une 2ème session Excel et vous pourrez donc mettre un fichier sur l’écran de gauche et un autre sur l’écran de droite pour pouvoir travailler. J On dit merci qui ?

Faire des tableaux propres qui s’automatisent en quelques secondes.

Cela vous parait obscur, mais j’imagine que vous avez souvent les mêmes tâches à effectuer. Le plus simple est d’utiliser la fonction tableau croisé dynamiques.

  • Sur un onglet séparé, vous allez rentrer vos datas en colonne. Cela est très important et permet de séparer les données des outils et tableaux d’analyse. Faites une colonne avec chaque titre de champs et rentrez sous eux les données (par exemple, une colonne s’appelant « pays », une autre s’appelant « chiffre d’affaires » et en dessous vous allez rentrer tous les pays et tous les chiffres d’affaires correspondant).
  • Sélectionnez le tableau que vous venez de créer dans un deuxième temps puis sélectionner « tableau croisé dynamique » dans les onglets situés dans la barre des tâches.
  • Une nouvelle feuille va apparaitre avec un pop up sur la droite : vous reconnaitrez dedans le nom de vos colonnes. A vous maintenant de les disposer et vous verrez vos données évoluer. N’oubliez pas de choisir la fonction « somme » sur le chiffre d’affaires sinon Excel risque de vous mettre par défaut « nombre de » ce qui veut dire qu’il va compter le nombre de ligne avec du CA au lieu de faire la somme du contenu de chaque cellule !

Et ce n’est pas fini. Pour les plus chevronnés ou ceux qui en veulent plus, vous pouvez dans un nouvel onglet faire « = » -comme pour rentrer une formule, sélectionner une cellule située dans votre autre onglet contenant votre tableau croisé dynamique et appuyer sur entrer. La formule LIREDANSTABLEAUCROISE va être utilisée par Excel. En modifiant la formule vous pourrez facilement créer de beaux tableaux. J’avais déjà expliqué cela dans un post précédent. A vous de le retrouver !

Les raccourcis claviers sous Excel

Allez, pèle mêle :

  • ALT + D+F+F (pas en même temps mais successivement) pour mettre un filtre automatiquement dans Excel.
  • ALT +L+V+V pour copier coller valeur
  • ALT+L+V+T pour copier coller transposer
  • F2 pour accéder directement au contenu d’une cellulle sans avoir à utiliser la souris pour venir modifier son contenu.
  • F4 pour mettre des symboles $ pour bloquer une cellule (très pratique quand on tire une formule et que la référence est toujours la même, comme dans le cas d’une règle de trois).
  • CTRL + flèche du bas (ou du haut ou à droite, à vous de voir) pour aller à la prochaine cellule qui a du contenu. Pratique quand on doit naviguer dans un grand tableau avec beaucoup de chiffres.
  • CTR+MAJ+Fleche de navigation permet de sélectionner une plage de données.

Bon et vous, quels sont vos raccourcis histoire de partager un peu?

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