La fonction Tableau croisé dynamique est encore malheureusement pas assez connue et exploitée en dehors des départements finance ou logistique.
Je vois beaucoup de tableaux de bord avec une mise en forme que je qualifierai de particulière: data rentrées à la main, format pré-établi se prêtant très peu à une analyse approfondie et à une mise en forme souple par la suite. La solution est pourtant très simple: la meilleure façon d’effectuer une analyse sous Excel est de passer par la fonction tableau croisé dynamique (pivot table en anglais)
Les choses à ne pas faire pour faire un reporting mal ficelé
La première chose à faire, est d’éviter de recopier les informations contenues dans une extraction à la main pour les faire rentrer dans un tableau. Je vois beaucoup de personnes faisant cela et il s’agit de la première erreur à ne pas commettre. Cela est consommateur de temps et se trouve être une solution inefficace pour une analyse plus poussée. Les risques d’erreur sont en outre accrus via cette méthode manuelle de copier coller par élément.
Évitez ensuite de travailler sur des extractions trop petites. Ne prendre qu’un set de data trop petit va vous pousser à devoir multiplier le nombre d’extractions nécessaire. Il est préférable de sortir beaucoup d’informations d’un coup dont on a besoin surtout si plusieurs hypothèses vont être testées. Cela fera gagner pas mal de temps.
Travailler avec des éléments de data disséminé sur une multitude de feuille. Il est impératif d’agréger au format décrit ci dessous les informations au sein d’une même feuille Excel. Cela permet d’éviter les usines à gaz.
Pourquoi utiliser un tableau croisé dynamique?
Un tableau croisé dynamique permet de naviguer dans des données. Un indicateur peut être analysé sous l’angle de plusieurs dimensions. En effet, le but d’une analyse est souvent de vérifier une intuition en naviguant un maximum à travers les données. Un peu à la manière d’un cube OLAP, le tableau croisé dynamique permet cela.
Cet outil permet en outre de pouvoir pour la suite des opérations de permettre un refresh des chiffres quasi instantané. L’outil a été conçu pour qu’une fois la base de data rafraichie, l’utilisateur puisse très simplement venir rafraichir les informations.
Les éléments à extraire
Extraire un maximum d’indicateurs et de dimensions. Il faut que cette extraction ou la compilation de sources de données extérieures prenne la forme suivante: tout doit être mis en ligne de façon à préparer une base. Je m’explique. Il faut créer plusieurs champs avec un titre (impératif pour un tableau croisé dynamique). En titre, on peut avoir par exemple, Chiffre d’affaire (indicateur), pays (dimension)… Ainsi, une ligne sera par exemple : France / 2000€ ou encore Allemagne / 3000€.
Il est impératif d’avoir ce réflexe de structuration de base pour pouvoir travailler par la suite avec un tcd (tableau croisé dynamique).
Le tableau croisé dynamique
Cet outil permet de déplacer tous les champs précédemment extraits. Il donnera à l’utilisateur la possibilité de creuser et d’arriver rapidement à des éléments de conclusion. Parmi les fonctions intéressantes rarement exploitées, l’outil permet d’exprimer les résultats par totaux de ligne et de colonne.
Mettre en forme les informations
Souvent le résultat visuel d’un tableau croisé dynamique ne convient pas pour une présentation à un board ou à un directeur. Il est intéressant d’utiliser la fonction LIREDONNEESTABCROISDYNAMIQUE(ou en anglais GETPIVOTTABLEDATA). Avec un peu d’expérience, cette fonction permet de créer de véritables tableaux de bord « propres ». L’avantage de cette formule est le suivant: la prochaine fois que vous aurez à mettre à jour le tableau, il vous suffira de mettre à jour votre base, d’actualiser le tableau croisé dynamique et votre tableau construit se mettra à jour tout seul avec le format que vous avez défini.