Vous souhaitez organiser une conférence téléphonique. Voici quelques conseils pour que celle-ci se déroule correctement.
Une conférence téléphonique réussie grâce à de bonnes conditions matérielles.
Votre conférence téléphonique se déroulera correctement si vous vous assurez que les conditions matérielles correctes soient réunies.
- Assurez vous que votre prestataire soit fiable. Il existe Arkadin, une solution à tester dont le dirigeant a été reconnu entrepreneur de l’année par Ernst & Young en 2010.
- Assurez vous que la pièce choisie pour votre conférence téléphonique soit correctement insonorisée. Rien de plus désagréable que le bruit de la route ou un voisin hurlant dans son téléphone ou encore la pièce de réunion située à côté où l’on entend tout.
Envoyez un reminder quelques heures auparavant.
Même si vous êtes sûr que tout est ok de votre côté, n’hésitez pas pas vous assurer que tout le monde pourra se connecter en temps et en heure. Tout le monde a-t-il ses accès? Tout le monde connait-il bien le numéro de téléphone à composer pour être en ligne?
Vous pouvez envoyer un mail en précisant les règles de la réunion téléphonique: chaque personne qui se connecte -généralement identifiable via un « bip » doit se présenter impérativement. Rien de plus frustrant et énérvant pour tout le monde que d’entendre un bip de connexion lors d’une conférence call sans que personne ne se soit identifié.
Vérifiez l’heure de début de la conférence téléphonique!
Un problème qui peut vous arriver lorsque vous organisez une conférence téléphonique entre plusieurs pays voir continents et de s’assurer que tout le monde va se connecter à la bonne heure.
Combien de meetings téléphoniques ratés pour cause de mauvaise compréhension des interlocuteurs sur l’heure de début de la réunion virtuelle.
Nommer un maître de cérémonie pour la « conf call »
Vous allez être en conférence avec 3, 4 voir 10 personnes. Il est indispensable qu’un maître de réunion en charge de distribuer la parole soit nommé. Il s’agit généralement de l’organisateur de la réunion. Cela évite de se couper la parole, et permet de gagner en efficacité.
Dans les règle à instaurer pour une conférence téléphonique réussie, est d’interdire aux interlocuteurs soit de mettre le haut parleur soit de prendre la conférence téléphonique sur le portable. De plus, il ne faut pas entendre de murmures. Les discussions privées doivent avoir lieu « en off ».
Vous souhaitez et aller plus loin en mettant en place une solution vous permettant de faire des conférences téléphoniques?
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