Si vous avez une PME et décidez d’investir dans un vrai logiciel de paie pour vous faciliter la vie quotidienne, ou tout simplement si vous voulez proposer à votre hiérarchie un nouveau logiciel de paie, voilà les points que vous devez passer en revue avant de vous orienter vers un produit.
Les fonctions du logiciel de paie
Si voua avez besoin d’un logiciel de paie en entreprise, c’est sans doute parce que vous internalisez directement ce service au lien de passer par un cabinet qui gère la paie des employés.
Un choix juste pour économiser de l’argent et pouvoir investir ailleurs. C’est donc là votre principal besoin ; vous voulez gérer vous-même la paie des employés et ne pas vous adresser à un expert-comptable. Le logiciel de paie en interne est un élément crucial de gestion administrative au sein de l’entreprise qui regroupera toutes les données sociales de celle-ci.
Le logiciel permet un véritable gain de temps si vous savez le paramétrer correctement, car il pourra calculer pour vous un grand nombre de variables d’après les informations fournies (heures supplémentaires, primes…). Le second avantage d’un logiciel de paie est la fiabilité des données fournies : vous mettez fin aux calculs manuels et donc aux risques d’erreurs humaines.
Le logiciel de paie doit proposer les fonctions suivantes :
- avoir une fiche par salarié avec les informations relatives à chaque employé de l’entreprise (salaire, contrat, ancienneté…)
- établir les bulletins de paie des salariés
- procéder au règlement des salaires
- gestion des éditions (Assedic, certificats maladie, état des charges sociales…)
- déclarer les charges sociales obligatoires (par mois, trimestre et par an)
- pouvoir intégrer des écritures de paie dans la comptabilité de l’entreprise
Critères pour choisir un logiciel de paie
Chaque entreprise désireuse d’investir dans un logiciel de paie doit prendre en compte très attentivement deux points :
- Quels sont ses besoins ?
- Quel est le budget à disposition ?
Ces deux questions sont fondamentales pour comprendre vers quel produit se diriger : en fontion de la taille de l’entreprise, des ressources à disposition déjà existantes, des moyens fnanciers, vous devez être en mesure de choisir le produit qui satisfera le mieux vos attentes.
Pensez également à prendre en considération ces critères suivants pour sélectionner votre logiciel de paie :
- Mise à jour du logiciel : les règles sociales évoluent rapidement, donc il est indispensable d’avoir des mises à jour constantes pour effectuer les fiches de paie et payer les charges sociales conformément aux dispositions législatives.
- La personnalisation : certains logiciels vous proposent la possibilité d’adapter par exemple vos fiches de paie selon vos exigences.
- L’utilisation : le logiciel doit être facile à utiliser, sa prise en main doit être rapide. Assurez-vous avant d’investir que vous n’aurez pas besoin de payer un consultant pour vous apprendre à l’utiliser, regarder bien s’il y a des tutoriels disponibles, un numéro d’assistance…
- Interaction avec la comptabilité : un gros avantage de nombreux logiciels de paie réside dans l’écriture automatique dans la comptabilité de l’entreprise en fin de mois des écritures de paie. Cela équivaut à gain de temps pour tous, et vous êtes sûr de la fiabilité des données insérées dans votre comptabilité.
- Période d’essai du logiciel : avant d’investir pour une période donnée, demandez à essayer gratuitement le logiciel. Vous n’aurez pas de mauvaises surprises, si au bous d’un mois vous êtes satisfait vous n’avez qu’à l’acheter autrement passez à un autre logiciel et testez-le également jusqu’à trouver le bon !
