Tous les business analystes et autres contrôleurs de gestion sont souvent confrontés au dilemme entre le nombre de rapports à générer pour permettre aux managers de prendre les bonnes décisions et au temps homme forcément limité qu’ils ont à dédier à la génération de ces rapports. Pas évident à une époque où les coûts sont contrôlés et où le recrutement est souvent limité. Il existe pourtant une autre solution pour augmenter votre productivité: le crontab et quelques lignes de code.
Plutôt que de passer du temps à copier coller des informations dans des fichiers excel comme on peut le voir souvent, l’idéal pour automatiser votre reporting est de passer par l’utilisation de la fonction crontab sous linux. Vous démultiplierez votre productivité.
Dans un premier temps, il vous faut coder un rapport dans le format adéquat. Cela consiste à utiliser des notions de SQL et de Php pour extraire les informations pertinentes directement depuis les bases de données, le php permettant de retraiter les informations pour les mettre dans le format adéquat.
Une fois que vous avez fait cela, l’idéal est d’envoyer directement un email dans la boîte des opérationnels. Cela leur permet d’avoir directement l’accès à l’information sans avoir à ouvrir le moindre logiciel – et donc d’augmenter les probabilités de lecture et de suivi des KPIs importants.
Afin d’automatiser l’envoi d’email, il vous suffit de passer par la fonction crontab sous linux. Cette fonction vous permet de cadencer l’envoi automatique d’email par exemple et plus largement l’exécution d’une tâche répétitive, c’est précisément ce que vous cherchez à faire.
Cette fonction bien connue des développeurs informatiques est précieuse pour tous les contrôleurs de gestion. Vous pourrez éviter de passer de longues heures fastidieuses à effectuer du reporting et pourrez vous concentrer sur la partie analytique pure, source de valeur ajoutée.
Voici le fonctionnement du contrab.
En ligne de commande (par exemple via Putty pour les utilisateurs de Windows), vous pourrez accéder au serveur linux et accéder au fichier stocké et codé en programmant les envois automatiques selon la fréquence souhaitée:
L’instruction à saisir est dans le format suivant: m h dom mon dow instruction
- m correspond aux minute –minutes- comprises entre 0 et 59
- h correspond aux hour(heure) comprises entre 0 et 23
- dom correspond aux day of month –jours du mois- compris entre 1 et 31
- mon correspond aux month(mois) compris forcément entre 1 et 12
- dow correspond aux day of week –jour de la semaine- compris entre 0 et 7, le lundi étant le 1, etc …jusqu’au dimanche le 0 ou le 7.
- instruction – pour la commande ou la suite de commande à exécuter. Il vous faut préciser l’executable à utiliser ainsi que le chemin du fichier.
Cette méthode vous fera gagner un temps précieux dans votre reporting. Si vous n’avez pas de bases de programmation ou que vos connaissances en informatique sont limitées, n’hésitez pas à en discuter avec un informaticien de votre entreprise.
