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5 conseils pour réussir une modélisation d’affaires

Excel est un formidable outil pour une analyse rapide, cependant quelques règles s’imposent quand vous souhaitez aller un peu plus loin et créer de réels template de modélisation business. Par modélisation business, on entend le type de fichier qui va vous permettre de faire varier des hypothèses rapidement et de présenter des chiffres réalistes pour un business plan. Ce genre de modélisation demande une certaine organisation pour ne pas à se perdre dans le dédale engendré par les données et les nombreuses feuilles. Il m’est arrivé de travailler sur des fichiers pouvant comporter une ou deux dizaines de feuilles Excel, 10 scripts d’extraction de données et 10 KPIs à faire varier. Puisqu’à se niveau, il s’agit d’une construction, autant respecter quelques règles pour se faciliter les choses par la suite.

1) Adopter une architecture claire

Il n’y a rien de pire que de se retrouver devant un fichier de modélisation et de perdre 3 heures à se demander par quel bout celui-ci doit se prendre. Si l’analyste qui l’a conçu en connait par définition toute la complexité et ses moindres méandres, l’utilisateur en revanche doit être guidé ou du moins se laisser guider grâce à la présentation. Une bonne architecture du document de modélisation est ici crucial. Chaque feuille doit avoir un service particulier et les feuilles du même type doivent être regroupées entre-elles.

Regroupez ensemble les feuilles qui ne vont servir uniquement qu’à l’import de données -ces même données qui sont utiles pour nourrir le tableau de bord de simulation. Vous pourrez revenir sur l’onglet ou les onglets dédiés et ainsi faire varier rapidement les paramètres, les ajuster, les confronter entre eux. Vous pouvez créer un autre groupe de feuilles sur lesquelles vous viendrez uniquement saisir les données de simulation. Enfin la troisième partie de votre document servira uniquement à la visualisation du tableau de bord de simulation.

Pensez 1 feuille = 1 fonction.

2) Documenter le fichier

Les informaticiens -les meilleurs en tout cas- ont le réflexe de documenter quasiment systématiquement leur code pour que n’importe quel autre développeur puisse rependre le code, le modifier, sans perdre trop de temps même un an après. Faire de même avec un fichier de modélisation, un business plan est aussi un réflexe sain.

Souvent, une première feuille peut aider à comprendre comment utiliser le document pour le lecteur qui viendrait à la découvrir. Vous pouvez aussi en profiter pour baliser votre document avec des zones de texte permettant au lecteur de savoir quel est le rôle de chaque partie au sein d’une feuille.

L’étape de documentation, même s’il est fastidieuse, sera fortement appréciée par le futur utilisateur et par l’analyse qui devra reprendre le fichier 6 mois plus tard.

3) Limiter l’utilisation des macros

Les macros sont souvent une horreur dans les fichiers de modélisation. Si les anciennes version d’Excel nécessitaient parfois l’utilisation de macro dans un document d’analyse, les nouvelles versions adoptent en natif suffisamment de fonctions pour pouvoir se passer de telles macros.

Souvent mal codées -en d’autre terme, mal ou pas documentés– les macros ne permettent pas d’être reprises ou maintenues rapidement par d’autres personnes. Garder les choses simples est souvent la meilleure solution pour ne pas s’embrouiller par la suite. Dans 95% des cas, un simple tableau croisé dynamique suffit amplement à la réalisation d’un bon fichier de modélisation et n’alourdit pas inutilement le document.

4) Déterminer avec précision les paramètres à faire varier en amont

Une étape à déterminer en amont du projet est de déterminer avec précision quels seront les leviers à faire varier dans le futur. Si 4 ou 10 ratios / paramètres sont susceptibles de faire varier la simulation, autant bien les cerner en amont du projet pour éviter les déconvenues. Nombre de fois l’analyste part bille en tête sur un document pour se rendre compte quelques feuilles plus tard qu’un ratio important n’a pas été pris en compte correctement dans la simulation, l’obligeant à revenir sur sa modélisation et sur son enchaînement logique.

Une phase de préparation avec une feuille et un stylo est souvent nécessaire pour rassembler ses idées et pour valider rapidement la cohérence et la logique de la future construction.

La construction de la modélisation n’en sera que plus facile ultérieurement.

5) Terminer par la mise en forme du document

La mise en forme du document est essentielle pour garantir sa lisibilité. Même si cela semble évident, un document même brillant mal présenté passera comme indigeste face à un document moins bon mais de meilleure facture.

L’élaboration du document va forcément passer par des phases d’essai. Se concentrer sur la mise en forme du document en dernier permet de ne pas perdre inutilement de temps et de ne pas avoir peur de modifier le fichier de fond en comble en cas de changement. Une présentation claire et alignée des ensembles de données est suffisant lors de la phase d’élaboration du document.

La mise en forme se fait généralement relativement rapidement, mais les personnes les moins à l’aise avec l’outil risquent de perdre un temps fou à « faire de jolis tableaux ». La productivité en est améliorée au moins de 20% (à vue de nez).

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